文件受控管理方法
一.文件管理層次及要求
■為什文件需要分層次管理
■意義：大綱-----概論-----章節展開
■一個組織（企業）的運行一定是動態的，作為行為準則的管理文件也是隨之需要發生變化的，如果不分層次管理，那么牽一發而動全身，會導致管理文件始終在變動，不利于管理的穩定；采取分層次管理，按照企業變化的程度，只需要對相應層次的文件做變化即可，可以保持文件架構的穩定性。
不分層次——牽一發而動全身
分層次 ——頭痛醫頭，腳痛醫腳
■文件層次管理模式
■為什么文件要受控？（含義）
狀況一：文件發行份數有多份，需要回收更改/作廢時，不知道該收多少份回來；
狀況二：現場復印了一些文件，文件變更后，現場存在新舊兩個版本的文件；
狀況三：文件丟失，因無法查證也無法追責，導致無人問津；
狀況四：需補發文件時，找不到原件，重新打印時又搞錯版本。
二.受控的含義及方法
■受控的方法
加蓋受控印章！
鮮章有效，復印無效！
發放/借閱/回收均登記！
發放采取編號管理！
原件歸存，發放時復印加章！
三.受控印章的使用及授權
■受控印章授權的幾個要點：
專人注冊領取使用，不得他人使用；
如管理者因故需將使用權轉移時，必須進行臨時授權，簽字生效；
印章遺失應及時報告，補發新印章，原印章（編號）作廢；
加蓋印章/發放文件/回收文件均登記并保持記錄。
編制部門持簽署文件原件、需發放份數的復印件交相應的文控管理員；
文控管理員保留原件，在需發放的復印件上加蓋“受控”印章，并填寫發放號；
文控管理員將加蓋鮮章的文件發放至相應地點，并要求文件接收人簽署發放記錄；
文控管理員按照發放記錄將需回收的受控文件（加蓋鮮章，且發放號正確的文件）回收，并做好回收記錄；
文控管理員應將所有的回收作廢文件（包括歸存的簽字版原件）上加蓋“作廢”印章統一歸存。
文控管理員應將已加蓋作廢印章的文件采取粉碎的方式銷毀，但必須保留一份存檔件（建議保留簽字版原件），同時保持銷毀記錄。
如需完全銷毀該文件（即不保留存檔件），應形成銷毀文件清單，并經管理者代表簽字授權后，方可將其完全銷毀。
■紙質文件發放時，文控管理員同時將對文件進行上傳到文檔系統, 以電郵形式通知相關部門.
